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【社内インフラをアップデート】企業内検索エンジンは外部ソリューションの活用を!

データ検索

企業では、さまざまなITシステムが使われていますが、業務効率をさらに高めるためには社内ITインフラの見直しが必要となります。この記事では、社内ITインフラの見直しが必要となる理由、その中でも企業内検索エンジンをアップデートする際のポイントなどについて解説します。

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社内ITインフラの見直しが必要な背景と求められる要素

ここでは、なぜ社内ITインフラの見直しをする必要があるのか、その背景について解説します。

社内インフラの整備が必要な背景

社内では、さまざまなシステムが使われていますが、システムは業務効率や作業環境を大きく左右するため、社内ITインフラを整備する必要があります。
中でも以下の3つの観点から改善を考えることが重要です。

・安全性
・快適性
・耐障害性

ここでは、3つの観点の中でも業務に直結する快適性にフォーカスして解説します。
現在は、システムの多様化により、データを最適に扱うことが難しくなっています。そこで、快適性の観点から社内インフラの整備を行う際は、企業内検索エンジンを導入することがポイントです。企業内検索エンジンを導入する際は、以下の2点を重視してください。

1: サイロ化(分断化)されたデータの横断的検索
2: 増大し続ける大量のデータの有効活用

企業内検索エンジンの整備で求められる要素とは

1: サイロ化(分断化)されたデータの横断的検索
IT環境が複雑化するにつれて問題となるのが「サイロ化(分断化)」です。

サイロ化することで、必要な情報にたどり着けない、探すのに時間がかかるといった問題が生じます。そのような課題に対して、さまざまなデータを1つに集約し、横断的に検索・ログ解析したいというニーズが存在します。

2: 増大し続ける大量のデータの有効活用
2020年以降、5Gの展開に伴い生成・消費されるデータ量が急増すると見込まれています。ログやトランザクションは日々蓄積されていますが、そうした⼤量のデータの中に埋もれた有用な情報に気づかないこともあります。

データを有効活用するためにも、⼤量のデータから必要な情報をリアルタイムに取り出せるようなシステムが必要です。

こうしたニーズを満たしたい場合、社内で全て対応するよりも、外部ソリューションの活用に注目が集まっています。

企業内検索エンジンの整備に外部ソリューションの導入が最適な理由

ここでは、社内ITインフラをアップデートする際に外部ソリューションを活用する理由を2つ紹介します。

運用経験のないシステムだと、移行時の確認事項がわからない

既存のシステムの中には、バージョンが古いために運用経験がないと移行時の確認事項がわからず、最新版にアップデートできないものもあります。アップデートができないと、セキュリティリスクが高まる可能性もあり危険です。そのため、外部ソリューションを導入してシステムを刷新する必要があるといえます。

不明な点を相談できる

自社内でシステムをアップデートする場合、不明点が出てきても社内で解決しなければならず、そのために人員を配置する必要があるなど、社内の業務に支障をきたす恐れがあります。一方で、外部ソリューションであれば、問題が生じても相談し、対応してもらえるため、自社の負担が軽減されます

以上のような理由から外部ソリューションを活用する手段に注目が集まっています。さらに、外部ソリューションの活用はさまざまなメリットをもたらしてくれる点も特徴です。

外部ソリューションを活用するメリット

ここでは、外部ソリューションを活用することでしか享受できないメリットを3つ紹介します。

特定の領域の知見が高いため、柔軟な提案が期待できる

外部ソリューションは、一般的に可視化や管理、データの格納・検索・分析、データ投入など、特定の専門的な領域に強みを持っています。そのため、自社の課題解決に向けて最適なアドバイスを行ってくれます。課題に対して適切なソリューションがなければ解決には繋がらないため、専門性の高さは大きなメリットです。

蓄積されたノウハウによりトラブル発生時も迅速に対応できる

外部ソリューションを提供するベンダーの中には、これまでに多くの企業のサポートを行ってきた実績やノウハウが蓄積されているケースもあります。そのようなベンダーを利用すれば、万が一トラブルが発生したとしても迅速に対応してもらえます。

伴走型のサポートがある

ベンダーによってはただ単に導入するだけでなく、導入後に伴走型のサポートを行ってくれるケースもあります。伴走型のサポートがあれば、顧客に対して安定的に質の高いサービスを提供できます。

続いては、このようなメリットを生かし、外部ソリューション導入により成功した事例を紹介します。

外部ソリューションによるITインフラ整備の成功事例 ―サイボウズ株式会社様―

ここでは、クラウドをベースとしたソフトウェアやサービスを展開しているサイボウズ株式会社の事例を紹介します。
同社が2011 年に提供を開始した主力サービスである「cybozu.com」は順調に規模を拡大しており、現在の契約企業は数万社にのぼります。
そのような中で、2018年から3年半をかけてクラウドサービス基盤を刷新しており、全文検索機能の移行を実行しました。その際、新たな全文検索エンジンとして「Elasticsearch」を採用しています。

一般的に全文検索エンジンを別製品にリプレイスすると、UXまで大きく変わってしまうため、利用者にとっては使いにくくなる恐れがあります。しかし、Elasticsearch はさまざまなプラグインを利用することで、検索や分析などの機能をカスタマイズすることが可能です。この特徴を生かすことで、従来どおりのUXを提供できます。

また、サイボウズ株式会社は、全文検索機能の移行をする際、Elasticsearch による圧縮をかけることで約70テラバイトのデータサイズを2/3に削減することに成功しています。これにより、検索レスポンスの改善にもつながっており、お客様からも「使い勝手が良くなった」という評価をもらっています。

以下の資料ではサイボウズ以外の著名な企業における導入事例も紹介しています。興味のある方はご覧ください。

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